Segmento educacional luta para fazer gestão de documentos e ciberataques aumentam

10/08/2025 16h04 - Atualizado há 13 horas

Por Inon Neves, vice-presidente da Access

A explosão no volume de documentos acadêmicos e administrativos tem exposto o setor educacional brasileiro diante de um problema estrutural: a incapacidade de organizar, proteger e acessar suas próprias informações. Escolas, faculdades e universidades ainda operam com acervos físicos desorganizados, arquivos digitais mal estruturados e a ausência de políticas de governança documental – cenário que compromete a eficiência administrativa, agrava a gestão e expõe as instituições a riscos crescentes de sanções regulatórias e ataques cibernéticos.

Infelizmente, as instituições de ensino brasileiras vêm sofrendo diversos ataques cibernéticos nos últimos anos, muitos dos quais poderiam ter sido prevenidos com melhores práticas de segurança da informação e proteção de seus documentos e dados sensíveis. Há registro de invasões que comprometeram universidades e escolas públicas e privadas; nesses casos, as instituições ficaram, inclusive, meses sem conseguir emitir certificados e documentos por conta dos ataques.

Em um momento em que o MEC exige digitalização certificada e a LGPD impõe padrões rigorosos de proteção de dados, ignorar a gestão documental já não é mais uma falha operacional: é uma exigência legal e estratégica.

Riscos de uma gestão documental inadequada

A falta de uma governança eficaz de gestão documental impacta a operação e a reputação das instituições. Sem controle e conservação adequados, documentos críticos não são armazenados de forma segura, aumentando as chances de perdas, extravios e vazamentos de dados. Além disso, a ausência de um acervo organizado dificulta a prestação de contas e as auditorias do Ministério da Educação. O MEC exige que as instituições apresentem, de forma correta e no prazo, todo o seu acervo de documentos. A não observância dessas diretrizes – como as previstas nas Portarias nº 1224/2013, nº 22/2017 e nº 315/2018 – pode acarretar sanções legais e até a perda do credenciamento institucional.

No campo jurídico, falhas na custódia documental reduzem substancialmente a capacidade de defesa em disputas com alunos. Quando contratos ou registros legais não são encontrados ou estão perdidos, a instituição fica vulnerável a processos judiciais, podendo ser responsabilizada ou acusada de negligência. Uma consequência perigosa da falta de governança documental no ensino superior é o aumento da vulnerabilidade a incidentes de segurança da informação. Arquivos digitais desprotegidos tornam-se alvos fáceis para vazamentos de dados ou ataques cibernéticos. Os diversos incidentes de segurança que essas instituições vêm sofrendo evidenciam uma correlação clara: falhas na gestão e na governança da informação amplificam a vulnerabilidade das instituições educacionais.

Governança documental profissional: um caminho estratégico

Diante de um cenário cada vez mais regulado, complexo e vulnerável, uma escola ou universidade sozinha dificilmente conseguirá manter seus documentos e dados em ordem, conforme exige a legislação. A digitalização certificada, a organização inteligente de acervos e a gestão criteriosa da custódia e da segurança de dados exigem não apenas tecnologia, mas estratégias e processos coerentes com as exigências legais.

É por isso que cresce a busca por empresas especializadas em gestão documental. Esses parceiros oferecem soluções estruturadas e seguras para transformar o caos documental em um ambiente controlado, com uso de digitalização certificada e certificação digital, indexação e guarda de dados. Essas práticas permitem às instituições cumprir as exigências do MEC, adequar-se à LGPD e proteger-se contra perdas, extravios e ataques digitais. Mais do que evitar multas ou mitigar riscos, investir em uma gestão documental profissional significa aumentar a eficiência, reduzir custos administrativos e garantir que as decisões pedagógicas e estratégicas se apoiem em dados confiáveis e prontos para uso. Em um setor desafiado por transformações regulatórias, orçamentárias e tecnológicas, estruturar a informação deixou de ser uma opção – passou a ser um diferencial de resiliência e credibilidade.

Sobre a Access

A Access é o maior fornecedor mundial de serviços de gestão de registros e informações (RIM), com operações nas Américas e Europa. Como um provedor de soluções de ponta a ponta, que atende todo o ciclo de vida do RIM, a Access ajuda organizações a garantir que seus registros críticos e confidenciais – tanto físicos quanto eletrônicos – permaneçam acessíveis e processados com segurança, em conformidade com as normas de retenção legais e regulatórias. As soluções incluem armazenamento externo; digitalização, indexação e digital mailroom; serviços de migração de dados e conversão de arquivos; e serviços de destruição segura e BPO. Juntas, suas 5.000 pessoas espalhadas pelo mundo buscam preservar as informações de forma segura e acessível.

Entre os reconhecimentos recentes, a Access figura na lista das America’s Best Employers de 2024 da Newsweek, foi nomeada Top Employer 2024 e aparece no ranking Inc. 5000. Em 2023, a empresa adquiriu a Tivity Health, desenvolvedora de software para arquivamento de registros eletrônicos de saúde. Para mais informações sobre a Access, visite: https://accesscorp.com.

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EMILIA BERTOLLI PATRIZI
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