A maneira como as empresas e os governos lidam com suas obrigações tributárias passa por uma revolução em função da transformação digital no setor fiscal.
Com a adoção de tecnologias avançadas, como automação e análise de dados, o setor fiscal se torna mais eficiente e transparente.
Um estudo da PwC Brasil intitulado “Índice Transformação Digital Brasil 2023” reflete esse panorama. Seus dados revelam que 69% das empresas que implementaram soluções digitais conseguiram aumentar sua eficiência operacional.
No contexto tributário, o resultado é especialmente relevante. Nesse caso, a automação fiscal se torna crucial para garantir a conformidade com as exigências tributárias cada vez mais eletrônicas.
Se sua empresa ainda não utiliza ferramentas digitais para gestão fiscal, este artigo é essencial para você.
Descubra aqui as principais inovações, como funcionam e os benefícios que podem transformar a sua gestão.
Vamos lá?
A transformação digital no setor fiscal refere-se à adoção de tecnologias para modernizar e otimizar os processos tributários, tanto por parte das empresas quanto do governo.
Tal mudança visa melhorar a eficiência, a conformidade e a transparência nas obrigações fiscais. Uma das principais características dessa transformação é a automação de processos.
Com a digitalização, as empresas podem realizar tarefas como:
As empresas também conseguem integrar dados fiscais em suas operações, por meio da modernização digital. Dessa forma, há envio das informações em tempo real e facilidade de verificação, o que facilita o cumprimento das exigências do Fisco.
Segundo o EY 2022 Global Tax Technology and Transformation Survey Report, para os próximos 3 anos, 84% das organizações planejam investir US$ 2 milhões ou mais em tecnologia fiscal.
Com isso, as inovações são criadas — e aprimoradas — para otimizar o sistema de fiscalização em empresas. Os recursos tecnológicos, como Blockchain, inteligência artificial, Machine Learning, otimizam a fiscalização nas empresas e tornam os processos mais eficientes e seguros.
A IA e o Machine Learning ajudam a detectar fraudes e prever demandas, enquanto o Blockchain garante a integridade das transações fiscais, ao facilitar auditorias e melhorar a cooperação entre órgãos fiscais.
Além dessas tecnologias, outra ferramenta essencial para a gestão tributária de negócios é o uso de softwares de automação fiscal.
Diversas empresas brasileiras dedicam cerca de 1.500 horas anuais ao gerenciamento de tributos e ao cálculo de impostos, conforme revelado pelo estudo Doing Business, do Banco Mundial.
Por isso, usar softwares de automação fiscal traz diversos benefícios para as empresas, ao tornar seus processos mais eficientes e seguros. Veja, a seguir, alguns dos principais benefícios do uso da automação fiscal para a gestão tributária de sua empresa.
A automação simplifica tarefas repetitivas, como a emissão de notas fiscais e o preenchimento de declarações. A prática economiza tempo e permite que os funcionários se concentrem em atividades mais estratégicas, o que aumenta a produtividade da equipe.
Com a automação, as empresas conseguem seguir as regras e regulamentos fiscais de forma mais eficaz. Sistemas automatizados ajudam a garantir o cumprimento de todas as obrigações e prazos, o que reduz o risco de multas e penalidades.
A automação minimiza a chance de erros humanos que podem ocorrer durante o preenchimento manual de documentos fiscais. Com processos automatizados, as informações são inseridas de forma precisa, o que diminui problemas como a má digitação de dados.
Os sistemas automatizados oferecem um registro claro e acessível de todas as transações fiscais. Dessa forma, aumenta a transparência nas operações da empresa, facilita auditorias e garante que todos os dados estejam disponíveis para revisão.
Com a automação, as empresas têm acesso a dados fiscais em tempo real. Dessa forma, monitoram sua situação tributária e tomam decisões informadas rapidamente, ajudando na gestão financeira e na identificação de oportunidades de melhoria.
A transformação digital é crucial para a competitividade das empresas, mas apresenta alguns desafios que demandam atenção.
Ainda assim, com as estratégias adequadas, empresas podem superar esses obstáculos e colher os benefícios da digitalização. Veja a seguir as principais dificuldades e como superá-las.
A resistência à mudança é um dos principais obstáculos, afinal, colaboradores podem hesitar em adotar novas tecnologias. Para superá-lo, é importante promover uma cultura de inovação com as seguintes estratégias:
Os custos iniciais de implementação podem ser um impedimento difícil para a gestão. Para superá-lo, analise esses valores e calcule o retorno sobre investimento (ROI).
Além disso, identifique os custos de software, hardware e treinamento; e avalie os benefícios ao considerar ganhos em eficiência e redução de erros.
Empresas como a Magazine Luiza, investiram em tecnologia e melhoraram suas vendas, mostrando que os benefícios superam os custos.
Com a digitalização dos dados fiscais, a segurança cibernética se torna uma preocupação central. Para superar esse obstáculo, garanta a segurança e privacidade dos dados, afinal, informações sensíveis precisam de proteção para evitar problemas legais.
Preserve dados sensíveis com criptografia; faça backups para evitar perda de informações e capacite os colaboradores sobre práticas seguras de manuseio de dados.
Implementar soluções digitais na gestão fiscal de uma empresa pode parecer desafiador, mas, com um planejamento adequado, é possível tornar o processo mais simples e eficaz. A seguir, explore os passos essenciais para essa implementação.
Avalie as necessidades da empresa e identifique áreas que precisam de melhorias por meio de uma análise de gaps.
Pergunte-se onde ocorrem erros e quais tarefas levam tempo. Em seguida, defina objetivos claros, como reduzir o tempo de emissão de notas fiscais ou melhorar a precisão das declarações.
Capacite a equipe para usar as novas ferramentas digitais de forma eficaz. Invista em programas de treinamento, incluindo workshops e tutoriais práticos.
Além disso, disponibilize recursos educacionais, como manuais e vídeos, para os funcionários consultarem sempre que necessário.
Para implementar ferramentas da transformação digital no setor fiscal, é essencial selecionar as que atendam às necessidades específicas da empresa, como emitir notas fiscais, consultar CNPJ e fazer o cálculo automático de taxas.
Durante sua avaliação, considere a experiência do fornecedor, a funcionalidade e a facilidade de uso da ferramenta analisada.
Transformação digital no setor fiscal é a garantia de conformidade na Reforma Tributária!
A transformação digital, não é apenas uma tendência, mas uma estratégia essencial para as empresas se prepararem e prosperarem no novo cenário tributário brasileiro.
A Reforma Tributária representa uma oportunidade significativa para empresas que já investem em soluções digitais.
Tecnologias como inteligência artificial, Machine Learning e automação fiscal, serão fundamentais para a adaptação das organizações às novas regras e complexidades do sistema tributário; e conseguem:
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MARINA FERNANDEZ GUEDES
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