Você sabe como emitir nota fiscal de produto sendo MEI? Saber a resposta dessa questão é importante para todo Microempreendedor Individual que trabalha com a venda de produtos e mercadorias.
Emitir notas fiscais é uma obrigação legal e uma forma de comprovar as vendas realizadas, além de ser necessário para alguns tipos de clientes, como empresas que exigem a nota para fins de contabilidade ou reembolso.
Se você é MEI, tem dúvidas em relação à emissão de notas fiscais para produto e quer operar seu negócio com segurança e tranquilidade, este artigo te ajudará.
Aqui, explicamos de forma simples e prática como emitir nota fiscal de produto, e abordamos desde os requisitos legais até o passo a passo para a emissão.
Então, vamos lá?
A nota fiscal eletrônica de produto (NF-e) e a nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e) são documentos fiscais que têm funções diferentes, dependendo do tipo de transação realizada.
Conhecer essa diferença é fundamental para que você possa emitir o documento correto e cumprir suas obrigações fiscais de maneira adequada.
A NFS-e serve para registrar a prestação de serviços, como consultorias, limpeza, manutenção, entre outros. O documento também contém informações sobre:
Esse tipo de nota fiscal é importante para a formalização da negociação e está sujeita ao ISS (Imposto sobre Serviços).
Por outro lado, a NF-e se aplica quando há a venda de bens físicos, como mercadorias e produtos.
A nota comprova a transferência de propriedade do produto e é essencial para o controle de estoque e a tributação do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). E no caso dos microempreendedores? Quem é MEI pode emitir nota fiscal de produto?
Sim, MEI pode emitir NF-e. No entanto, a emissão dessa modalidade de nota não é obrigatória quando a venda de mercadorias ocorre diretamente para o consumidor final (pessoa física).
Do contrário, a emissão pode ocorrer sob demanda, e a via do cliente é a nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e).
Apesar da não obrigatoriedade, é recomendado que você os faça sempre, para garantir a transparência e a segurança nas transações do seu negócio.
Nos casos de venda para pessoas jurídicas — como em transações B2B (business-to-business) —, a emissão de nota fiscal de produto é obrigatória para um MEI. E, nesse caso, como emitir nota fiscal como MEI na venda de produtos?
Como mencionamos acima, todo microempreendedor tem a obrigação de emitir nota fiscal eletrônica sempre que vender produtos para outras empresas, independentemente do porte.
Trata-se de um dever crucial, que deve ser executado de maneira correta, a fim de que você esteja em conformidade com a legislação e possa comprovar suas vendas adequadamente.
Veja a seguir, os principais passos de como emitir nota fiscal de produto sendo MEI.
Acesse o site da Secretaria da Fazenda do seu estado e siga as instruções para se credenciar como emissor de NF-e. O credenciamento é necessário para que você possa emitir notas fiscais eletrônicas legalmente.
Escolha e adquira um certificado digital do tipo A1 ou A3. Você pode obtê-lo por meio de empresas certificadoras credenciadas. O certificado digital é essencial para garantir a segurança e a autenticidade da sua NF-e.
Escolha um software ou sistema de emissão de NF-e, que facilitará o preenchimento e a emissão da nota fiscal.
Ter todos os dados organizados facilitará o processo de emissão. Prepare os seguintes documentos e informações:
Abra o software de emissão e preencha os campos necessários com as informações coletadas sobre o produto e o destinatário. Um preenchimento correto é fundamental para evitar erros e garantir a validade da nota fiscal.
Após preencher todos os dados, clique na opção para emitir a NF-e. O sistema gerará um arquivo XML da nota fiscal. Salve o arquivo XML e imprima a nota fiscal, se necessário. Você deve manter uma cópia para seus registros.
Envie a nota fiscal ao comprador por e-mail ou de forma impressa, entregue com o produto.
A entrega da nota fiscal é essencial para formalizar a transação e garantir que o comprador tenha o documento para suas obrigações fiscais.
Guarde a cópia da NF-e (via impressa ou arquivo XML) em seus registros por pelo menos 5 anos. O arquivamento é importante para fins de auditoria e controle fiscal.
Emitir uma NF-e pela primeira vez pode parecer desafiador, mas, com este passo a passo, você conseguirá seguir o processo de forma simples e eficiente.
Se você não tem um grande fluxo de operações, mas, ainda assim, necessita emitir nota fiscal de produtos pontualmente, é possível usar a nota fiscal avulsa (NFA-e).
E como emitir nota fiscal eletrônica de produtos sendo MEI, nessa alternativa?
Como mencionamos, a NFA-e é ideal para MEI que não realizam muitas vendas ou prestações de serviços e, além disso, tem o mesmo valor legal que uma NF-e.
Embora o MEI não seja obrigado a emitir nota fiscal para vendas a pessoas físicas, ele deve fazê-lo se o cliente solicitar.
Além disso, autônomos que trabalham eventualmente e sem vínculo empregatício também podem usar a nota fiscal avulsa quando necessário. Para emiti-la, o microempreendedor deve seguir algumas regras:
Para a emissão tanto da NFA-e quanto da NF-e, é recomendável que você conte com o auxílio de uma assessoria contábil ou utilize um bom software para facilitar o processo de emissão e apuração dos impostos.
Ao emitir NF-e, os MEI podem utilizar ferramentas para segurança e automação, como o emissor gratuito do SEBRAE ou outros programas e softwares disponíveis no mercado, como a NFE.io.
São suportes que simplificam o processo, reduzem erros e garantem a conformidade com as obrigações fiscais.
A automação no processo de emissão de notas fiscais traz diversos benefícios para microempreendedores individuais.
Uma das principais vantagens é a economia de tempo, já que as soluções em automação de processos permitem que a emissão ocorra de forma rápida e eficiente.
Dessa forma, o empreendedor pode se concentrar em outras áreas do negócio, como atendimento ao cliente e estratégias de vendas.
Além da economia de tempo, a automação contribui para a redução de erros. Quando uma nota fiscal eletrônica não tem aprovação da Sefaz, é rejeitada pela entidade.
Entre os possíveis erros estão a não existência de cadastro do MEI como emissor, a assinatura digital corrompida e inconsistências no cadastro de clientes durante a inserção de dados.
Com sistemas automatizados, o preenchimento das informações é mais preciso, o que minimiza a chance de erros humanos que podem ocorrer durante o processo manual.
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MARINA FERNANDEZ GUEDES
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