A escolha de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é uma das decisões mais estratégicas que uma empresa pode tomar. Esse tipo de software atua como o cérebro operacional do negócio, integrando diversas áreas, como finanças, vendas, compras, logística, produção, recursos humanos e atendimento ao cliente, em uma única plataforma.
Com um bom sistema ERP, é possível reduzir custos, otimizar processos, aumentar a produtividade e tomar decisões com base em dados consistentes e em tempo real. Mas como fazer essa escolha de forma acertada?
Com tantas opções disponíveis no mercado, é comum que gestores se sintam sobrecarregados ou até mesmo inseguros.
Para ajudar nesse processo, este artigo apresenta os principais critérios que devem ser considerados ao avaliar um sistema ERP para a sua empresa. Vamos explorar desde o alinhamento estratégico até a usabilidade da ferramenta.
Antes de olhar para as opções disponíveis no mercado, é fundamental realizar um diagnóstico interno da empresa. Qual é o tamanho da sua organização? Quais áreas precisam de integração e controle? Existem gargalos de produtividade? O atual sistema (se houver) está atendendo às necessidades?
É comum que empresas diferentes, mesmo dentro de um mesmo setor, tenham demandas distintas. Uma indústria com alta complexidade produtiva terá necessidades diferentes de um e-commerce que lida com grandes volumes de pedidos e logística. O primeiro passo, portanto, é mapear os processos internos, identificar falhas, pontos de melhoria e metas de crescimento.
A partir daí, é possível estabelecer uma lista de funcionalidades essenciais e desejáveis em um novo sistema ERP.
Ao iniciar a busca por um sistema ERP, alguns critérios técnicos e estratégicos devem nortear a avaliação. Abaixo, detalhamos os principais pontos que merecem atenção.
Um bom ERP deve cobrir as principais operações da empresa de forma integrada. Isso inclui:
Além das funcionalidades básicas, avalie se o sistema oferece recursos específicos que são cruciais para o seu setor. Um ERP para o varejo, por exemplo, deve ter controle multiloja, integração com PDV e emissão de cupons fiscais. Já para uma empresa prestadora de serviços, a integração com gestão de contratos e controle de projetos pode ser prioritária.
Um sistema ERP deve acompanhar o crescimento do seu negócio. Verifique se a solução é escalável, ou seja, se permite a inclusão de novos módulos, usuários e filiais conforme a empresa se expande. Além disso, é importante que o sistema seja flexível o suficiente para se adaptar a mudanças nos processos internos ou em regulamentações do mercado.
A usabilidade do sistema é um fator crítico, especialmente para equipes que não têm familiaridade com tecnologia. Um ERP com interface amigável, menus claros e navegação intuitiva reduz o tempo de treinamento e aumenta a produtividade dos colaboradores.
Peça uma demonstração da ferramenta e permita que diferentes departamentos testem a experiência antes de fechar negócio.
Mesmo as soluções mais completas podem apresentar dúvidas ou falhas. Ter um bom suporte técnico é indispensável. Verifique se a empresa fornecedora oferece atendimento ágil, em português, e com múltiplos canais de comunicação (telefone, chat, e-mail). Também é fundamental que o ERP receba atualizações regulares, principalmente em relação à legislação fiscal e trabalhista brasileira, que está em constante mudança.
Outro ponto importante na hora de escolher um sistema ERP é o modelo de implementação: local (on-premises) ou na nuvem (cloud).
A decisão entre nuvem ou local deve levar em conta o orçamento disponível, a estrutura de TI da empresa e o nível de controle exigido sobre os dados.
Avaliar o custo de um sistema ERP vai muito além do valor da mensalidade ou licença. É preciso considerar o custo total de propriedade (TCO), que inclui:
Um ERP barato, mas difícil de usar ou com suporte ruim, pode gerar prejuízos operacionais. Por outro lado, uma solução mais cara, mas eficiente e bem suportada, tende a gerar retorno mais rápido sobre o investimento.
Verifique se o sistema ERP pode ser facilmente integrado a outras plataformas que sua empresa já utiliza, como e-commerce, gateways de pagamento, aplicativos de logística, softwares de RH ou sistemas de BI. A integração entre sistemas evita retrabalho, garante maior precisão nas informações e melhora o fluxo de dados entre setores.
A proteção dos dados é uma preocupação central, principalmente em tempos de LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Avalie se o ERP possui recursos robustos de segurança, como:
Se optar por um sistema em nuvem, verifique a confiabilidade da infraestrutura oferecida pelo fornecedor e a localização dos servidores.
Cada empresa tem processos únicos, e por isso é importante verificar se o sistema ERP permite personalizações. Desde pequenas alterações nos relatórios até fluxos de trabalho customizados, a flexibilidade do software pode fazer toda a diferença na adaptação às necessidades do seu negócio.
Entretanto, cuidado com soluções que exigem personalização excessiva desde o início. Isso pode ser sinal de que o sistema não é adequado para sua área de atuação.
Escolher um sistema ERP não é uma tarefa simples, mas é uma decisão que pode transformar a forma como sua empresa opera, cresce e se adapta às mudanças do mercado. Um ERP bem escolhido melhora a eficiência operacional, aumenta a precisão das informações e fortalece a tomada de decisão baseada em dados.
Lembre-se: o melhor sistema ERP não é necessariamente o mais caro ou o mais famoso, mas sim aquele que realmente atende às particularidades do seu negócio, hoje e no futuro.
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MARINA FERNANDEZ GUEDES
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